Le Book Blog de Victoria: CG49

Chargée de communication

(Apprentissage)

Conseil Départemental 49

Service de communication interne

Mes missions :

1. Participer au journal interne Pèle M&L

1.1 Contexte

Le journal Pèle M&L est publié quatre fois par an.

C’est un journal interne, réalisé par les agents du Conseil général.

Un comité de rédaction composé de 16 personnes se réunit quatre fois par an pour établir le sommaire.

Les membres du comité de rédaction interviewent le personnel, prennent des photos, et rédigent les articles.

La conception et la réalisation de ce journal interne permettent la création de rencontre et de lien.

Le comité de rédaction, composé d’agents de services différents, établit le sommaire. Une agence réalise la mise en page.

La fabrication du journal est assurée par un imprimeur.

La Direction de la communication le diffuse auprès des services.

Le délai de réalisation du journal, de la première à la dernière étape est de 3 mois.

1.2 Mes missions

a. Animer le réseau de correspondants de communication interne et le comité de rédaction

Pour bénéficier d'informations sur les projets, la vie des services, il est nécessaire de créer un réseau de correspondants de communication interne au sein de la collectivité. Le Service communication interne a ainsi constitué ce réseau, composé de 22 agents présents dans chaque direction et de 13 référents communication dans les circonscriptions d'action sociale.

Ce réseau est une source d’information importante pour la communication interne. Il est en perpétuel évolution.

Un point téléphonique mensuel et quatre réunions par an sont organisés afin de faire remonter les informations, les projets, les actions des services.

Les points mensuels permettent de ne pas rater des informations importantes et de faire vivre régulièrement le réseau.

Les réunions sont programmées avant le comité de rédaction du journal interne.

Tous les services de la Direction de la communication sont également détenteurs d'information.

Une coordination entre les services est alors nécessaire pour gagner ou ne pas perdre de nouvelles informations.

• Organiser les réunions : comité de rédaction et réseau de correspondants de communication interne,

• Préparer les documents, prise de note,

• Élaborer des comptes rendus,

• Etablir les sommaires,

• Réaliser les points mensuels.

b. Rédiger des articles pour le journal

• Étudier le thème que l'on va aborder : recherches d'informations sur le sujet.

• Préparation des questions pour l'entretien,

• Réalisation des interviews des agents,

• Prise de photos sur le terrain,

• Elaboration d’articles

c. Relecture des maquettes du BAT du journal

Vérification des photos, de l'orthographe et de la mise en page du BAT10 du journal.

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2. Rédiger pour Atout Métier

2.1 Contexte

Tous les agents du Conseil général sont ciblés car ce support de communication est diffusé chaque mois, avec le bulletin de salaire. Recto-verso, de format A4, il propose une information administrative et souvent en rapport avec des sujets Ressources humaines. La mise en page est réalisée par le pôle édition multimédia deux semaines avant livraison. Les sujets doivent être définis en début de mois.

2.2 Mes missions

• Rédiger les contenus,

• Demander des devis aux prestataires,

• Suivre la commande,

• Suivre la fabrication : relecture des maquettes de l'Atout Métier

Recto

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Verso

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3. Publier pour l’Intranet Mel’ Info

3.1 Contexte

L'Intranet Mel’ Info présente tous les sujets susceptibles d’intéresser les agents. Il permet de communiquer sur des informations internes (les grands chantiers du Conseil général, la vie des services) et sur des actualités qui sont destinées à un public externe et sur lesquelles les agents interviennent. Pour promouvoir les événements en partenariat et/ou réalisés par la Direction de la communication, le Service de la communication interne organise des jeux-concours sur Mel’ Info. Ces jeux-concours sont le plus souvent relatifs aux domaines culturels et sportifs.

3.2 Mes missions

a. Animer le site Intranet

• Rechercher des informations ou des actualités pour les jeux concours,

• Concevoir les jeux concours (chapeau et questions),

• Travailler avec le webmaster pour la mise en ligne,

• Suivi du jeu concours (Contact des gagnants pour les informer de leur réussite au jeu, envoi des places),

• Rédiger les actualités du site,

• Élaborer une notice pratique de Mel’ Info pour les assistants familiaux.

Les jeux concours

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Les actus

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b. Collaborer au projet de refonte de Mel’ Info :

le benchmarking

- Contexte :

Le benchmarking est une étude et une analyse des démarches et techniques utilisées par les collectivités. Ensuite, on les adapte aux spécificités de sa collectivité. Cet outil est très utilisé par les services marketing et se combine souvent avec la veille marketing. Cette étude permet au Service de communication interne de comparer les différentes démarches et techniques utilisées par les collectivités et de connaître les différents outils à utiliser pour monter le projet.

- Mes missions :

• Élaborer un questionnaire sur les différents sites Intranet des Conseils généraux et régionaux,

• Prise de contact des différents responsables des sites Intranets,

• Constituer une base de données,

• Réaliser une lettre d’accompagnement au questionnaire,

• Dépouiller, analyser, et élaborer la synthèse,

• Créer un rapport d’étude.

Exemple du site intranet de la Sarthe (72)

©CG72

4. Participer à la réalisation du film interne

4.1 Contexte

Le film interne du Conseil général de Maine-et-Loire évoque les valeurs et les messages qui qualifient l'esprit de la collectivité.

L'action départementale est valorisée et illustrée au travers des témoignages concrets et des métiers des agents sur le terrain.

L'organisation de la collectivité qui répond aux politiques publiques définies est illustrée par des métiers qui la représentent.

Ce support de communication permet aux agents mais aussi aux élus, de se sentir ambassadeurs du service public auprès des habitants du département de Maine-et-Loire.

Cibles : Les nouveaux arrivants, les agents transférés de l’Etat au Département.

Les agents du Conseil général et les élus.

4.2 Mes missions

• Rechercher des agents pour le tournage en fonction du cahier des charges du film : un agent par métier choisi,

• Associer les agents, futurs acteurs du film interne,

• Élaborer le planning du tournage,

• Prendre les rendez-vous,

• Suivre le tournage,

• Demande de devis,

• Créer une base de données pour la diffusion du film.

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5. Animer les événements internes

5.1 Les nouveaux arrivants

a. Objectifs

• Créer un moment de convivialité pour valoriser les nouveaux venus,

• Susciter un sentiment d'appartenance entre les agents,

• Informer sur l’organisation du Conseil général et sur les grands projets de la collectivité.

b. Contexte

Tous les agents du Conseil général, lors de leur arrivée au sein de la collectivité, sont conviés aux journées des nouveaux arrivants organisées deux fois par an.

Au programme : introduction conduite par le Directeur général des Services, conférences sur les projets transverses aux services, déjeuner avec le Président du Conseil général de Maine-et-Loire accompagné des Directeurs puis remise du cadeau de bienvenue.

c. Mes missions

• Préparer l’événement (badges, retour de convocation, mise au point traiteur),

• Accueillir et suivre la journée,

• Gérer la logistique le jour j,

• Remise des cadeaux à la fin de l'événement.

5.2 Cérémonie des vœux au personnel

a. Contexte

La cérémonie des vœux du Président au personnel est organisée chaque année. Il s’agit du seul moment officiel où les agents se retrouvent et attendent des messages forts (bilan, perspectives, évolution) de la part du Président.

C’est également une soirée de rencontre et de convivialité pour le personnel où l’on présente le bilan de l’année passée et les grandes orientations politiques.

b. Mes missions

• Préparer l’événement (cintres, cadeaux, bornes d’accueil, filage technique)

• Accueillir les agents,

• Gérer la logistique,

• Remettre des cadeaux durant l'événement.

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5.3 Animer le pique-nique départemental

a. Contexte

Le pique-nique départemental est un événement fédérateur et convivial, pour les agents du Conseil général de Maine-et-Loire.

Il se déroule chaque été pendant une journée de 12 h à 14 h.

Tous les agents sont invités à déjeuner sur les pelouses de l'Hôtel du département pour pique-niquer ensemble.

A l’occasion des 600 ans du Roi Renée, des animations et une ambiance musicale sur le thème de "l'époque médiévale" sont proposées pour accompagner ce moment convivial.

Chaque agent doit apporter ses provisions, couverts et assiettes, l'apéritif et le café étant offerts.

Le Président du Conseil général, Christophe Béchu, est présent à cet événement ainsi que ses élus pour échanger avec les agents.

b. Mes missions

- Sur l’animation du pique-nique :

• Élaborer un cahier des charges pour l’animation du pique-nique,

• Rechercher et rencontrer des prestataires,

• Réaliser le retro-planning de l'événement,

• Demander des devis,

• Créer la feuille de route du scénario de l’animation pour le prestataire,

- Sur la communication de l’événement :

• Proposer des pistes graphiques pour l’affiche,

• Diffuser les affiches,

• Communiquer sur Mel’ Info, le journal interne Pèle M&L et Atout Métier,

- Sur la logistique :

• Création de la signalétique,

• Gérer la logistique.

d. Contraintes rencontrées

La météo est le problème le plus récurent dans l’élaboration des événements. Par conséquent, il faut anticiper, et élaborer des solutions palliatives en cas de mauvaises conditions météorologiques. Il faut donc être réactif et gérer au mieux la logistique.

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Affiche du pique nique

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Plan pour la logistique

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Photo prestataire

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6 Gérer la photothèque de la Direction de la communication

6.1 Objectifs

• Créer une base de données contenant toutes les photos de la collectivité réalisées par la Direction de la communication (photos crées par les agents et par des professionnels), banque d’images libre de droits,

• Faciliter la recherche et l'accès aux photos,

• Connaître plus rapidement l'autorisation de l'utilisation des photos.

6.2 Contexte

La photothèque est la bibliothèque de photos de la Direction de la communication.

Chaque agent doit archiver les photos avec une fiche d’indexation12 pour partager des sources d’informations.

C’est un outil indispensable pour toutes les éditions et les supports multimédias de la collectivité.

Seule la Direction de la communication a accès à cette photothèque.

6.3 Mes missions

• Gérer et trier les photos du magazine du Maine-et-Loire, des supports de communication interne, des événements,

• Élaborer des fiches d’indexation,

• Recherche d'informations sur les photos : date, auteur, lieu…

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7. Assurer la veille informationnelle pour le Service de communication interne

7.1 Objectifs

• Connaître les actualités, les nouveautés nationales en matière de communication interne, de management, de ressources humaines, de techniques de communication,

• S’informer sur les retombées des actions départementales du Conseil général de Maine-et-Loire,

• Trouver de nouvelles idées pour la communication interne,

• Confronter son expérience avec celle des autres collectivités.

7.2. Contexte

La veille informationnelle est une recherche d'articles sur tous les sujets qui touchent la communication interne (management, formations, techniques de communication).

Elle s’effectue dans différentes revues de presse : Gazette des communes et Stratégies.

Cette veille est importante pour le service de communication interne qui doit s'en cesse s'adapter à son environnement.

Les informations recueillies lui permettent ainsi au Service de communication interne d'évoluer et de répondre de manière plus pertinente et professionnelle aux besoins des agents.

C’est un partage de connaissance.

7.3. Mes missions

• Consulter régulièrement les revues de presse et cibler les sujets intéressants,

• Élaborer une base de données logique et organisée des articles choisis,

• Mise à jour de la base de données

• Élaboration de fichiers PDF16 pour avoir accès aux articles directement sur la base de données.

8. Participation au Salon Ecolobio

Présentation du site pour le covoiturage